Es gibt eine universelle Wahrheit, wenn es um die Produktion von Unternehmensveranstaltungen geht. Visuelles Material, insbesondere in Verbindung mit Audiokomponenten, ist der Motor für Botschaften. Ob Ihr Ziel nun der Verkauf oder die Präsentation von Informationen ist, es ist entscheidend, Ihrem Publikum ein qualitativ hochwertiges, konsistentes audio/visuelles Erlebnis zu bieten. Das ist wichtig um sicherzustellen, dass es sich auf die Botschaft und nicht auf das Medium konzentriert. Während einige Veranstaltungskomponenten je nach Bedarf erweitert oder verkleinert werden können, sind Ton-, Licht- und Bildsysteme das Kernstück jeder Keynote und jeder Rede. Sie sind oft das einzige Lehrmittel, das den Vortragenden für Sitzungen und Präsentationen im Klassenverband zur Verfügung steht.

Was müssen Sie also wissen, um sicherzustellen, dass Ihre Veranstaltung Ihre Teilnehmer über die richtigen Dinge sprechen lässt, anstatt über die falschen zu tratschen (oder schlimmer noch, sie zu posten)? Die audio-visuellen Anforderungen für Veranstaltungen variieren an mehreren Fronten. Zum Beispiel die Anzahl der Teilnehmer oder die Möglichkeiten des Konferenzzentrums, des Hotels oder wo auch immer der Ort sein mag. Hier ist eine kurze Liste mit fünf Dingen, die Sie über die Einrichtung der audiovisuellen Technik für Ihre Veranstaltung wissen müssen.

Entscheidung über die Reihenfolge der Abläufe

Jede Konferenz bringt eine Vielzahl von Bedürfnissen von Vortragenden und Rednern mit sich, die alle ihre eigenen technischen Kompatibilitätsprobleme haben. Dieser Keynote-Moderator hat nur einen USB-Stick. Der Moderator hat nur Zugriff auf eine PowerPoint-Datei. Ein anderer Sitzungsleiter verwendet Android- oder Apple-basierten Zugriff, wenn die Veranstaltung fast ausschließlich für das „andere“ Betriebssystem programmiert ist. Audiovisuelle Anforderungen für Veranstaltungen sind nie etwas, das Sie recherchieren oder den Tag einer Veranstaltung entdecken sollten!

Arbeiten Sie daran, den Umfang dieser Herausforderungen zu reduzieren, indem Sie eine einzige, konsistente Anlaufstelle für alle AV-bezogenen Bedürfnisse und Fragen vor und während Ihrer Veranstaltung haben. Um die besten Ergebnisse zu erzielen, sollten Sie eine Veranstaltungsproduktionsfirma wie Vario beauftragen, die auf audiovisuelle Dienstleistungen spezialisiert ist. Dadurch wird sichergestellt, dass nichts Wichtiges „durch die Maschen fällt“, wenn der Veranstaltungstag bevorsteht. Außerdem wird die AV-Firma die Kommunikation erleichtern und Missverständnisse zwischen Ihrem Unternehmen und den Mitarbeitern des Veranstaltungsortes vermeiden.

Planen Sie realistisch, was Sie brauchen

Ähnlich wie der Inhalt eines Koffers vor einer Geschäftsreise sollten Sie alles, was Sie brauchen, in Ihr audiovisuelles Paket aufnehmen, sowie einige „just in case“-Fähigkeiten. Das ist nötig um Änderungen in letzter Minute zu überstehen. Im Zweifelsfall sollten Sie etwas größer ausfallen oder sich für eine zusätzliche Komponente des audiovisuellen Systems entscheiden, das am Ende sehr gefragt sein könnte. Ein zusätzlicher Bildschirm, Lautsprecher oder Monitor könnte einen großen Unterschied ausmachen. Besonders wenn Räume verschoben werden oder die bauliche Akustik außergewöhnlich schlecht ist. Auch wenn Duplikate einiger größerer, teurer Teile nicht machbar sind, könnten Sie überrascht sein, wie praktisch eine zusätzliche Leinwand oder zwei Leinwände sein können. Vor allem wenn in letzter Minute eine neue Besetzung hinzugefügt oder ausgetauscht werden muss.

Audiovisuelle Veranstaltungsausrüstung

Je größer die Veranstaltung, desto größer sind die Anforderungen an ein AV-System. Bei so vielen beweglichen Teilen ist es für den Erfolg einer Veranstaltung am besten, die Experten hinzuzuziehen. Heimwerker-Ansätze scheitern typischerweise, wenn der Veranstalter oder sein Team weggerufen wird, um während der Veranstaltung sprichwörtliche Brände an anderer Stelle zu löschen. Oder wenn unerwartete Hindernisse kurz vor der Showzeit auftauchen. Wenn sich beispielsweise eine Steckdose als „Blindgänger“ herausstellt oder nicht in der Lage ist, den Strombedarf der AV-Ausrüstung zu bewältigen, bedeutet professionelle Hilfe, dass eine alternative Stromlösung nahtlos implementiert wird und Sie den Ablauf der Veranstaltung nicht stören. Mit der richtigen Art von Ausrüstung wird es möglich sein, Ihre Veranstaltung ohne auch nur ein Wimpernschlag auf den großen Bildschirmen fortzusetzen. Dazu gehören zusätzliche Stromkabel, Splitter, Backups, Kabelabdeckungen, um ein Auslösen zu verhindern, usw. Wenn Sie angemessen vorbereitet und bereit sind, in Situationen, die eine Krise darstellen, zu gehen.

Zeitplanung und Präsentationen

Das Timing ist nicht nur während der Präsentationen wichtig, sondern auch vor und nach Ihrer Veranstaltung. Sie sollten die Öffnungszeiten des Veranstaltungsortes mit Ihrem audiovisuellen Anbieter besprechen, um sicherzustellen, dass dieser genügend Zeit für den Auf- und Abbau der Ausrüstung hat, ohne den Verkehrsfluss Ihrer Teilnehmer zu stören. Lassen Sie den ganzen Tag vorher genügend Zeit, um alle Komponenten eines Systems zu testen. Sie wollen nicht auf die harte Tour herausfinden, dass Blendung durch nahe gelegene Fenster den Projektionstext praktisch unlesbar macht! Stellen Sie sich während der Audioüberprüfung sowohl vorne als auch hinten in den Vortragsraum, um die optimale Lautstärke zu ermitteln. Diese Detailgenauigkeit verhindert, dass die letzten Reihen eines Raumes mit Kapazität aufgrund von Frustration über das Nicht- Sehen oder Hören einer Präsentation „auslaufen“.

Last-Minute-Pläne + AV = schlecht

Wie bei jedem anderen Aspekt einer gut strukturierten Veranstaltung ist es wichtig, dass durch eine vorausschauende Planung alles aufpoliert und reibungslos abläuft. Erinnern Sie sich an die bereits erwähnte zentrale Anlaufstelle? Er oder sie sollte eine über die Wolke zugängliche Hauptliste erstellen, in der er oder sie angibt, wann und wo sich die einzelnen Moderatoren aufhalten werden, und alle digitalen Dateien zusammenstellen, die von den Moderatoren am gleichen, über die Wolke zugänglichen Ort verfügbar sind. Wenn ein USB-Laufwerk verloren geht oder eine E-Mail-Datei nicht dort erscheint, wo sie sein sollte, kann diese Sicherung den Unterschied zwischen dem Speichern einer Sitzung und dem unbeholfenen Blick vor dem Publikum ausmachen. Sie sollten immer wissen, wie jeder Moderator seinen persönlichen Showeintrag plant, und Ihre audiovisuellen Programme und Operatoren werden niemals überrascht sein.

Einige wichtige Dinge, die Sie sich merken sollten

Es ist nicht ungewöhnlich, dass Moderatoren digital unvorbereitet ankommen

Egal, ob sie vergesslich sind oder etwas Wichtiges bei der Gepäckausgabe verlegt wurde, Ihre Veranstaltung sollte immer unter der Annahme ablaufen, dass sie eine helfende Hand benötigen. Bitten Sie Ihre Moderatoren so weit draußen und so oft wie möglich, alle mit ihrer Präsentation verbundenen Dateien an Ihren angegebenen AV-Kontakt zu schicken.

Verlassen Sie sich nicht auf den Internetdienst des Veranstaltungsortes

Selbst die beste Ausrüstung und das beste Management für die Planung von audiovisuellen Veranstaltungen können ein lückenhaftes Wi-Fi nicht kompensieren, wenn das Internet entscheidend ist. Ermutigen Sie die Teilnehmer mit webverbundenen oder Live-Präsentationsteilen, einige Screenshots oder alternative Inhalte aufzubewahren, falls es Probleme mit der Verbindung gibt. Zumindest werden diese Lückenbüßer die Zuhörer auf die Präsentation konzentrieren, während sich der Veranstaltungsort mit dem Signalproblem befasst.

Wi-Fi und/oder Strom sind möglicherweise nicht in Ihrem Vertrag enthalten

Dieser Tipp ist besonders wichtig für neue Veranstalter, die mit der Anmietung von Veranstaltungsorten möglicherweise nicht vertraut sind. Häufig sind Internet- und Stromzugang ein separater Punkt in einem Vertrag, insbesondere wenn es sich um große, professionelle audiovisuelle Geräte für Veranstaltungen handelt. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Bedürfnisse sowohl mit Ihrem AV-Anbieter als auch mit dem Veranstaltungsort im Voraus besprechen und überprüfen und sich alles schriftlich geben lassen!

Gehen Sie nicht davon aus, dass Ihre Overhead-Materialien an den Rigging-Punkten befestigt sind

Plakate, Requisiten, Leinwände und andere Overhead-Elemente haben sehr unterschiedliche Gewichte, und es sollte niemals davon ausgegangen werden, dass ein Aufhängepunkt für jedes Gewicht gleichermaßen geeignet ist. Kennen Sie das Gewicht, die Anzahl der benötigten Haltepunkte und die Größe von allem, was Sie über der Decke aufhängen müssen, insbesondere wenn es sich um Bildschirme handelt. Vergewissern Sie sich bei Ihrem Veranstaltungsort, dass die vorhandenen Haltepunkte für Ihr Material geeignet sind. Das hilft Unfälle und Haftung auf beiden Seiten zu vermeiden.

Bringen Sie immer mehr Verlängerungskabel, gut sichtbares Klebeband und Drahtbrücken mit

Große Veranstaltungen bedeuten viel Fußgängerverkehr. Weisen Sie Ihr audiovisuelles Team daher an, ausreichend Material mitzubringen, um die Drähte so flach wie möglich zu halten. Stolper- und Absturzgefahren sorgen nicht für ein angenehmes Veranstaltungserlebnis, ebenso wenig wie unerwartete Schäden an der AV-Ausrüstung.

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