Externe Veranstaltungen sind eine großartige Möglichkeit, potenzielle Kunden in Ihren Raum zu bringen und einen größeren Bekanntheitsgrad in Ihrer Branche und Gemeinde zu erlangen, aber eine schlecht durchgeführte Veranstaltung kann leicht in einer Katastrophe enden, wenn Sie nicht aufpassen.

Glücklicherweise können eine durchdachte Planung und einige grundlegende Richtlinien dazu beitragen, eine erfolgreiche Veranstaltung zu gewährleisten und die meisten großen Katastrophen zu verhindern. Ob es sich um ein Treffen, einen Netzwerkabend oder eine Spendensammlung mit einer Gästeliste von 150 Personen handelt, wir haben die sechs wichtigsten Dinge, die Sie bei der Planung Ihrer nächsten externen Veranstaltung im Auge behalten sollten.

Verwalten Sie Ihre RSVPs

Wenn es um die Verwaltung von RSVPs und die Teilnahme geht, spielt die Größe eine Rolle. Bei einer kleinen Veranstaltung wie einem Treffen oder einem Networking-Abend kann die Anwesenheitsverfolgung weitgehend informell erfolgen und sowohl von den Web-RSVPs als auch von der Türregistrierung aus erfasst werden.

Bei größeren Veranstaltungen, die mehr Planung und Ressourcen erfordern, benötigen Sie jedoch eine genaue Anzahl von Teilnehmern. Wenn Sie mehr als 30 oder 40 Personen erwarten, sollten Sie verlangen, dass die Gäste im Voraus beim RSVP vorstellig werden, um teilnehmen zu können, und in Erwägung ziehen, eine nominale Gebühr für die Registrierung zu erheben (Sie können die Kartengebühr sogar an eine wohltätige Organisation spenden). Dadurch wird der starke Rückgang der Besucherzahlen bei kostenlosen Veranstaltungen verringert, die in der Regel bei 30-50% der Teilnehmer liegen.

Das richtige Essen und Trinken

Herauszufinden, wie viele Menschen zu einer Veranstaltung kommen werden, kann sich manchmal wie eine Mischung aus Kunst, Wissenschaft und blindem Raten anfühlen. Deshalb ist es immer besser, bei der Bestellung von Speisen und Getränken ein wenig zu überschätzen.

Eine gute Faustregel für Alkohol ist es, ein Getränk pro Gast pro Stunde bereitzustellen. Wenn Sie also 50 Gäste für eine zweistündige Veranstaltung erwarten, werden Sie etwa 100 Portionen Alkohol benötigen. Teilen Sie Ihre Bar zu etwa 70/30 zwischen Bier und Wein auf, und vergessen Sie nicht, ein paar alkoholfreie Optionen anzubieten (dürfen wir ein paar Kisten gekühlten LaCroix vorschlagen?).
Halten Sie das Essen einfach, und arbeiten Sie mit einer Reihe von Anbietern zusammen, damit Sie wissen, dass diese mit Ihrem Raum vertraut sind. Und während ein formelles Catering bei größeren Veranstaltungen oder besonderen Anlässen eine nette Sache ist, kann etwas so Einfaches wie eine Käseplatte von Whole Foods ein echter Publikumsliebling sein.

Kommunikation ist der Schlüssel

Nichts bringt eine Veranstaltungskulisse so sehr auf die schiefe Bahn wie eine laxe Kommunikation. Da die Ausrichtung einer Veranstaltung oft Partnerschaften, Sponsoren und Gastredner einschließt, ist die Verwaltung des Veranstaltungsplans und das frühzeitige Festnageln der Details die beste Verteidigung gegen das Unerwartete. Die Ankunfts- und Aufbauzeiten, die Redebeiträge und die technischen und AV-Bedürfnisse sollten idealerweise 1-2 Wochen im Voraus festgelegt werden.

Ein Sprung zu Technik und AV

Der Projektor lässt sich nicht einschalten, es fehlt ein wichtiges Anschlusskabel, das Internet ist ausgefallen – selbst der einfachste AV-Ausfall kann eine ansonsten große Veranstaltung zum Stillstand bringen. Aus diesem Grund legen wir Wert darauf, die technischen und AV-Bedürfnisse schon lange im Voraus in den Griff zu bekommen. Legen Sie mit Ihren Partnern oder Gastrednern fest, was sie benötigen werden, und machen Sie sich klar, welche Optionen Ihnen zur Verfügung stehen. Testen Sie Ihre Technik früh und oft und denken Sie an einen Plan für den Fall, dass alles andere fehlschlägt.

Überprüfen Sie die Erfahrungen der Gäste von Anfang bis Ende
Von dem Moment an, in dem Ihre Gäste das Gebäude betreten, sollen sie sich wohl fühlen, willkommen sein und das finden, was sie suchen. Klare Anweisungen bei der Registrierung und ein lächelndes Gesicht an der Rezeption können hier viel bewirken, aber die Möglichkeiten, das Erlebnis Ihrer Gäste zu verbessern, sind endlos und viele davon einfach.

Hier sind einige der wichtigsten Dinge, die Sie richtig machen müssen:

  • Versenden einer Veranstaltungserinnerung, einer Karte und Anweisungen zur Anreise im Voraus per E-Mail
  • Ein einfacher, genauer und effizienter Anmeldevorgang
  • Automatisch generierte Namensschilder, die auf Gäste warten
  • Reichlich Essen und Trinken
  • Musik, angemessene Beleuchtung und eine gut fließende Raumgestaltung

Es ist auch gut, sich auf frühe Gäste vorzubereiten (es wird unweigerlich jemand kommen, während Sie noch Stühle aufstellen), und über eine Strategie nachzudenken, wie man alle höflich und effizient aus dem Raum herausbekommt, falls Ihre Veranstaltung zu gut ist.

Neben diesen Basics, sollten Sie auch den Trends in der Branche folgen.